Privacybeleid

Inleiding

Spencer Stuart hecht grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Deze verklaring geeft een samenvatting van ons beleid met betrekking tot het verzamelen, gebruiken en overdragen van uw persoonsgegevens, de veiligheidsmaatregelen die Spencer Stuart gebruikt om dergelijke gegevens te beschermen en uw rechten met betrekking tot deze gegevens.

Welke informatie verzamelen wij

Spencer Stuart is een bureau voor advies op het gebied van leiderschap en werving en selectie van leidinggevenden die een verscheidenheid aan persoonsgegevens, die nodig zijn om dergelijke diensten aan te bieden, verzamelt, gebruikt en opslaat.

Gegevens met betrekking tot werving en selectie van leidinggevenden

Als u een potentiële kandidaat bent voor een van onze opdrachten, kunnen categorieën van persoonsgegevens die wij verzamelen het volgende omvatten: contactgegevens (e-mailadres, adres, telefoonnummer), arbeidsverleden, onderwijsgeschiedenis, sociale activiteiten, vergoedingsgegevens (voor zover toegestaan door toepasselijke wetgeving), beroepservaring, talen, foto's, individuele bekwaamheden en voorkeuren, persoonlijkheid, karaktereigenschappen, professioneel stijlprofiel, leiderschapscompetenties, gespreksnotities (indien van toepassing), identificatiegegevens (burgerlijke / huwelijkse staat, geslacht, nationaliteit) en contactgeschiedenis. Deze gegevens kunnen rechtstreeks van u worden verkregen via openbare bronnen en/of van derden zoals bronnen/referenten, uw professionele netwerkprofiel, nieuwsverslagen, en van onze erkende leveranciers van achtergrondonderzoek.

Het is niet het beleid van Spencer Stuart om gevoelige informatie over u te verzamelen, tenzij dit gebeurt voor legitieme wervingsdoeleinden, en we raden u aan geen informatie van deze aard te verstrekken, tenzij dit noodzakelijk is.

Adviesgegevens omtrent leiderschap

Als u deelneemt aan ons Individueel Stijlprofiel of wanneer u wordt beoordeeld als onderdeel van onze diensten, kunnen wij informatie verzamelen zoals uw naam en e-mailadres, culturele achtergrond, kwalificaties, werkervaring, gegevens met betrekking tot uw werk, verantwoordelijkheden op het werk, uw professionele meningen en opinies, evenals alle andere informatie en antwoorden die u in het kader van evaluatieve maatregelen en gesprekken verstrekt. Het verstrekken van aanvullende persoonsgegevens zoals leeftijd, geslacht en etniciteit is vrijwillig en heeft geen invloed op de beoordelingsresultaten.

Referent- of brongegevens

Als u een persoon bent die een persoonlijke referentie of feedback voor een kandidaat verstrekt, kunnen we u, afhankelijk van de omstandigheden, als referent of bron classificeren, en kunnen wij uw contactgegevens, bepaalde professionele details (zoals titel, beroep, kwalificaties en arbeidsverleden) en uw band met de kandidaat verzamelen en vastleggen. We kunnen deze informatie rechtstreeks van u, de kandidaat of uit openbare bronnen verzamelen. We zullen deze informatie gebruiken om informatie te verzamelen over de relevante potentiële kandidaat, zoals uw connectie met, ervaring met en mening over dergelijke potentiële kandidaten. Een referentie of feedback die u geeft over een kandidaat kan niet naar u worden herleid indien deze wordt gedeeld met derden. We kunnen uw contactgegevens ook gebruiken om contact met u op te nemen met betrekking tot onze diensten waarvan wij denken dat deze interessant voor u kunnen zijn.

Klant- of leveranciersgegevens

Als u klant of leverancier van Spencer Stuart bent, zullen wij informatie over uw bedrijf en personen binnen uw bedrijf verzamelen en gebruiken om aan onze verplichtingen jegens u te voldoen en onze zakelijke relatie te bevorderen. De verzamelde gegevens omvatten meestal uw contactgegevens (zoals naam, telefoonnummer, e-mailadres, functietitel en bedrijfsgegevens met betrekking tot onze diensten).

Waar de persoonlijke gegevens worden bewaard - Bindende Bedrijfsvoorschriften

De verzamelde persoonsgegevens worden bewaard in de wereldwijde eigen database van Spencer Stuart, die voor alle Spencer Stuart-kantoren over de hele wereld toegankelijk is. Een volledige lijst van onze kantoren kunt u vinden op onze website (www.spencerstuart.com/global-locations). Om te garanderen dat de juiste en geschikte waarborgen voor de bescherming van uw persoonsgegevens aanwezig zijn, heeft Spencer Stuart, naast de privacypraktijken uiteengezet in dit privacybeleid, een aantal bindende bedrijfsvoorschriften opgesteld, die zijn goedgekeurd door verschillende privacytoezichthouders van de Europese Unie. Door deze bindende bedrijfsvoorschriften verbindt Spencer Stuart zich om persoonlijke informatie van kandidaten en beoordeelde personen die we verwerken adequaat te beschermen, ongeacht waar de gegevens zich bevinden. Een volledig exemplaar van onze bindende bedrijfsvoorschriften vindt u hier.

Als u meer informatie wilt hebben over de bindende bedrijfsvoorschriften, kunt u Spencer Stuart mailen op privacy@spencerstuart.com.

Hoe verwerken wij uw persoonlijke gegevens

We zullen uw persoonlijke informatie niet verwerken op een manier die onverenigbaar is met wat in dit privacybeleid wordt beschreven en we zullen ons uiterste best doen om ervoor te zorgen dat de gegevens juist, volledig, actueel en betrouwbaar zijn voor het beoogde gebruik.

Kandidaat- en beoordelingsgegevens

De gegevens worden gebruikt voor onze normale bedrijfsuitoefening om onze diensten aan klanten te leveren. Dit kan het beoordelen van uw geschiktheid voor leidinggevende en niet-leidinggevende functies inhouden, het presenteren van u als een potentiële kandidaat voor potentiële werkgevers (klanten van Spencer Stuart), het opnemen van contact met u voor een opdracht (werving en selectie of beoordeling van leidinggevenden) of het verifiëren van de gegevens van uw profiel.

Uw persoonsgegevens kunnen ook worden gedeeld met externe partijen die wij hebben gecontracteerd om diensten te verlenen zoals opleidings- en/of achtergrondcontroles, voor zover de uitgevoerde controles passend en in overeenstemming zijn met de lokale wetgeving, evenals onze externe dienstverleners die namens ons taken verrichten, zoals externe leveranciers van documentopslag, die allemaal verplicht zijn om uw persoonlijke informatie in overeenstemming met de toepasselijke wetten inzake gegevensbescherming en dit privacybeleid te verwerken. Uw persoonlijke informatie kan ook worden gedeeld met referenten of bronnen om aanvullende informatie over u te verkrijgen, zodat we onze klanten een nauwkeuriger profiel kunnen verstrekken.

Ten slotte kan uw informatie ook worden gedeeld met elke bevoegde rechtshandhavingsinstantie, regelgevend orgaan of overheidsinstantie, of een rechtbank indien dit nodig is om onze wettelijke rechten uit te oefenen, uw belangen te beschermen, of op basis van toepasselijk recht.

Referent- of brongegevens

We zullen de verzamelde gegevens gebruiken om informatie te verkrijgen over uw ervaring met, en gedachten en meningen over, een bepaalde kandidaat of potentiële kandidaat. Als een kandidaat ons voorziet van uw gegevens als referent, kunnen we uw contactgegevens delen met onze klanten om onze klanten in staat te stellen een kandidaat voor een specifieke functie te beoordelen. Elke referentie, mening of feedback die u als referent of bron verstrekt, zal in geen geval tot u te herleiden zijn als deze met een klant gedeeld wordt. We kunnen uw contactgegevens ook gebruiken om contact met u op te nemen met betrekking tot onze diensten waarvan wij denken dat deze interessant voor u kunnen zijn.

Klant- of leveranciersgegevens

De verzamelde gegevens worden gebruikt in het kader van de levering van onze of uw diensten. We kunnen de gegevens ook gebruiken voor andere zakelijke doeleinden, zoals gegevensanalyse, benchmarking en statistische doeleinden. We kunnen de verzamelde contactgegevens gebruiken om contact met u op te nemen met betrekking tot onze diensten waarvan wij denken dat deze interessant voor u kunnen zijn.

Intellectueel kapitaal

We kunnen van tijd tot tijd contact met u opnemen om intellectueel kapitaal en thought leadership dat we hebben gepubliceerd te delen wanneer we van mening zijn dat dit van belang kan zijn voor u of relevant kan zijn voor uw functie bij uw organisatie. U kunt op elk gewenst moment ervoor kiezen om dit niet te ontvangen.

Uitnodigingen

Van tijd tot tijd kunnen we contact met u opnemen om een industrie- of functiespecifieke bijeenkomst bij te wonen, zoals een diner of liefdadigheidsevenement. U kunt op elk gewenst moment ervoor kiezen om deze uitnodigingen niet te ontvangen.

Rechtsgrond voor het verwerken van uw persoonsgegevens

De rechtsgrond waar Spencer Stuart zich op baseert voor het verzamelen en gebruiken van de persoonlijke informatie die in dit beleid wordt beschreven, is afhankelijk van de betreffende persoonsgegevens en de context waarin deze zijn verkregen.

We zullen fundamentele persoonsgegevens van u verwerken, zoals uw contactgegevens (naam, adres, e-mail, telefoonnummer) en informatie die normaal gesproken in een curriculum vitae zou worden opgenomen (opleidingshistorie, arbeidsverleden, beroepservaring, vergoedingsgeschiedenis voor zover toegestaan door lokale wetgeving, enz.), en competenties, evenals alle aanvullende informatie die ons kan helpen om u in verband te brengen met een opdracht voor de werving en selectie van leidinggevenden (zoals professionele interesses of belangstelling voor overplaatsing) of gegevens die we mogelijk hebben verkregen in de context van onze leiderschapsadviesdiensten, op basis van rechtmatige belangen, mits de verwerking van dergelijke informatie niet ondergeschikt is aan uw eigen privacybelangen of uw rechten en vrijheden zoals bepaald door de wet.

Zodra we overgaan tot verdere stappen in het zoekproces, zullen we u vragen een toestemmingsformulier te ondertekenen voor aanvullende verwerkingsactiviteiten, zoals aanvullende informatie die tijdens het zoekproces aan het licht kan komen, informatie die u mogelijk verstrekt tijdens gesprekken, informatie verkregen door middel van het gebruik van onze eigen beoordelingstechnieken en -tools, gevoelige persoonlijke informatie (als u besluit om deze vrijwillig te delen) en alle inzichten die we onze klanten kunnen verstrekken.

Als u meer informatie nodig hebt over de rechtsgrond op basis waarvan wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u contact met ons opnemen op privacy@spencerstuart.com.

Informatiebeveiliging en -integriteit

Om ongeoorloofde toegang te voorkomen, de nauwkeurigheid van de gegevens te handhaven en een correct gebruik van informatie te waarborgen, heeft Spencer Stuart passende wettelijke, fysieke, technische en veiligheidsprocedures geïmplementeerd om de vertrouwelijkheid van de verzamelde persoonsgegevens te beschermen en te waarborgen en om onbedoeld verlies, onbevoegde toegang of onwettige verwerking te voorkomen. Deze maatregelen zullen van tijd tot tijd worden herzien en worden bijgewerkt om met wettelijke en technologische ontwikkelingen bij te blijven.

Bewaren

Spencer Stuart kan uw persoonsgegevens slechts bewaren zolang de gegevens nodig zijn in verband met de doeleinden waarvoor deze worden verzameld en gebruikt. De volgende criteria zullen als leidraad bij het bewaren van uw gegevens worden gehanteerd:

• We bewaren persoonsgegevens zolang we een actieve relatie met u onderhouden;
• Zodra onze relatie met u is geëindigd, kunnen uw persoonsgegevens mogelijk nog steeds relevant zijn voor onze huidige of toekomstige legitieme bedrijfsdoeleinden. We kunnen bijvoorbeeld bepaalde persoonsgegevens voor onze bedrijfsadministratie bewaren als u door ons in een functie bent geplaatst, of voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van onze wettelijke rechten;
• Het kan nodig zijn dat bepaalde gegevens bewaard worden om aan te tonen dat we de wet naleven en onze verplichtingen jegens onze klanten zijn nagekomen of dat we blijven voldoen aan onze verplichtingen als we eenmaal een opdracht voor onze klanten, waarbij u mogelijk betrokken bent geweest, hebben voltooid.

Uw rechten

U hebt het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te wissen, te corrigeren, bij te werken of aan te vullen, om de overdracht van uw persoonsgegevens aan een externe partij te verzoeken of om Spencer Stuart te vragen om verder geen contact meer met u op te nemen. Bovendien hebt u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonlijke informatie, ons te vragen om de verwerking van uw persoonlijke informatie te beperken, om overdracht van uw persoonlijke informatie aan een derde te vragen of om uw toestemming op elk gewenst moment in te trekken. Als u een van deze rechten wilt uitoefenen, kunt u contact opnemen via privacy@spencerstuart.com.

Als u ons verzoekt om uw persoonlijke informatie uit onze database te verwijderen, houd er dan rekening mee dat we een minimale hoeveelheid persoonlijke informatie over u kunnen bewaren om toekomstige contacten te voorkomen, uw wens om uw gegevens te verwijderen te registreren en een register bij te houden van de informatie die aan onze klanten wordt bekendgemaakt.

Evenzo kunt u uw toestemming op elk gewenst moment intrekken als we uw persoonlijke informatie hebben verzameld en verwerkt op basis van uw toestemming. Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de verwerkingen die voorafgaand aan uw intrekking zijn uitgevoerd, noch zal dit van invloed zijn op de verwerkingen op basis van andere rechtmatige gronden dan toestemming.

Ten slotte hebt u het recht om een klacht over onze verzameling en ons gebruik van uw persoonlijke informatie in te dienen bij de relevante gegevensbeschermingsautoriteit in uw land. Neem voor meer informatie over het indienen van een klacht contact op met uw lokale autoriteit voor gegevensbescherming.

Materiële wijzigingen in dit privacybeleid

Spencer Stuart behoudt zich het recht voor om het privacybeleid op elk moment en om welke reden dan ook te wijzigen of aan te passen. Als er materiële wijzigingen in het privacybeleid zijn aangebracht, zullen we deze wijzigingen hier publiceren en gepaste maatregelen nemen om u op de hoogte te houden. Raadpleeg van tijd tot tijd dit privacybeleid om op de hoogte te blijven.

Als u vragen heeft over uw persoonlijke informatie kunt u Spencer Stuart mailen op privacy@spencerstuart.com.